La transparence de l’information donnée à un comité citoyen est un facteur essentiel de réussite et une condition de base à son bon fonctionnement.

Transparence vs confidentialité

La nécessité de transparence est ainsi inscrite formellement dans les statuts et les règles de fonctionnement des comités. Toutefois certaines situations peuvent inciter à déroger à cette règle. Une de ces situations intervient lorsque, à la demande de l’initiateur du comité, des documents de travail ou des informations stratégiques doivent être transmises au comité mais demeurer confidentielles, portant notamment sur des secrets industriels, des procédés technologiques, des innovations techniques, des opérations commerciales ou des plans d’affaires. Sous réserve de l’accord des membres sur ce besoin de confidentialité, celle-ci peut être respectée sans devenir une restriction et une atteinte à la transparence.

Cette exigence de confidentialité doit néanmoins rester exceptionnelle et doit s’inscrire dans une approche axée sur la confiance que les membres respectent les circonstances et les motifs justifiant l’accès à des informations qui doivent rester confidentielles et par conséquent ne doivent pas être rendues disponibles au public. Pour assurer cette confiance des membres, ces derniers doivent convenir avec le détenteur de la nature stratégique des informations qu’il désigne comme confidentielles et des conséquences possibles de leur publication. Advenant un désaccord du comité sur la nécessité de confidentialité des informations en cause, deux options sont possibles, ou bien l’initiateur accepte la diffusion publique des informations, ou bien le comité ne prend pas connaissance de ces informations.

Le recours à l’exception de la confidentialité doit ainsi être fait avec prudence et parcimonie dans le cadre du fonctionnement de comités citoyens. Les motifs et conditions des demandes de confidentialité, de même que les modalités de traitement de ces informations, devraient être établis au préalable par le comité et éventuellement inscrits dans son document de constitution. Ce recours à la confidentialité est ainsi bien encadré et balisé, prévenant ainsi les conflits entre le comité et l’initiateur, tout en préservant la confiance des membres au processus et à l’initiateur.

Des discussions à huis clos

Une autre exception au principe de transparence peut survenir dans le cours des travaux d’un comité citoyen. Les membres peuvent demander que des échanges se fassent à huis clos advenant par exemple des difficultés de fonctionnement, de gestion ou de relations internes. Cette situation se retrouve notamment en cas de conflit interne entre des membres du comité ou entre des membres et l’initiateur du comité.

Comme dans le cas des documents ou informations confidentiels, ce recours à des échanges à huis clos doit rester une situation d’exception. Il doit être encadré et balisé, idéalement en inscrivant préalablement dans les statuts du comité les motifs du recours au huis clos et les modalités d’encadrement des échanges. Parmi ces modalités, on retrouve notamment la présence ou non de l’animateur, la prise de notes sur les échanges, le mécanisme de résolution des conflits et le mode de décision.

Dans certains comités de suivi, par exemple ceux mis en place dans le cadre du processus d’autorisation des projets miniers par le ministère de l’Énergie et des Ressources naturelles, la détermination d’un mécanisme de règlement des différends est une obligation réglementaire. Quelques comités se sont ainsi dotés de procédures de médiation sociale qu’ils ont prévus et inscrits dans leurs documents de constitution. Comme pour tout processus de médiation, une partie des activités tenues dans le cadre des procédures doit être effectuée en privé, pour faciliter les échanges et augmenter les possibilités d’ententes entre les parties.