Par: Stéphanie Beauregard

Chez Transfert Environnement et Société, nous avons expérimenté avec la nouvelle réalité des rencontres hybrides lors de l’organisation de la dernière rencontre d’équipe d’octobre 2021, regroupant une trentaine de personnes ayant leur port d’attache un peu partout au Québec. Notre lac-à-l’épaule s’est déroulé sur deux jours.

Une rencontre en personne aurait pu être possible à la date choisie, mais comme les normes sanitaires étaient en grande évolution, nous avons décidé d’être prudents et nous avons choisi de réunir les équipes par région. Quatre groupes se sont donc retrouvés en personne dans des régions différentes du Québec. Les membres de l’équipe ont ainsi profité du contact chaleureux, de la joie de voir les collègues et de la spontanéité des échanges en personne.

Le mode hybride est entré en scène pour mettre en relation les quatre groupes situés dans des endroits différents. Ceci a requis une agilité technique et un ordre du jour adapté qui incluait différentes formules selon les activités et les besoins spécifiques qui en découlaient. Nous vous présentons notre petit guide de survie, basé sur notre récente expérience.

Petit guide de survie des rencontres hybrides

Animation

  • Désigner une personne qui animera l’ensemble de la rencontre lorsque les groupes sont connectés virtuellement.
  • Désigner une personne responsable de chaque groupe qui est en présentiel pour animer, faciliter les transitions et régler les enjeux techniques.

Aspects techniques

  • Tester la connexion de chacune des salles entre elles en mode virtuel.
  • Ajuster les caméras pour voir tout le monde et chaque personne qui prendra la parole.
  • Tester le son lorsque des personnes parlent de différents endroits dans chacune des salles.
  • Désigner une personne qui pourra régler rapidement les enjeux de connexion (et qui n’est pas la personne qui anime la journée).

Pour des échanges fructueux

  • La présentation des membres de l’équipe, puisque nous avions plusieurs nouvelles personnes, a été répartie dans le courant de l’événement pour alléger une session de présentations qui serait vite devenue interminable.
  • Utiliser un outil de sondage en ligne pour sonder tous les groupes sur des aspects particuliers pour éviter des mains levées invisibles ou des tours de table compliqués. Nous avons utilisé Mentimeter.
  • Diviser les groupes en personne en sous-groupe et utiliser un outil en ligne pour faire un remue-méninge. En plénière, il est alors facile de partager à l’écran les contributions de chacun. Nous avons utilisé Miro.
  • Tenir des discussions en personne. Une personne sera alors responsable de rapporter un résumé des propos en plénière virtuelle pour que tout le monde puisse bénéficier des échanges.

Renforcement d’équipe

  • Nous avons choisi d’organiser des activités de renforcement d’équipe en personne seulement même si cela veut dire des expériences différentes à chacun des endroits. Pour nous, les activités incluaient :
    • Une activité ludique en après-midi
    • Un souper et une soirée d’équipe avec dodo à l’hôtel pour tout le monde
  • Nous avons coupé les caméras et les micros pendant les repas et les pauses afin de profiter de ces moments en sous-groupe.

Cette formule s’est avérée un bon compromis pour permettre à tous de se voir en virtuel et à des groupes de profiter de l’expérience de se rencontrer en personne.

Ressources complémentaires

Les rencontres en mode hybride : une nouvelle réalité à inventer

Guide sur la participation du publique et l’engagement en ligne

Les sept clés de la participation hybride