Par: Transfert Environnement et Société

Depuis que les bureaux ouvrent et que les événements en personne refont surface, les options hybrides sont de plus en plus discutées. Les gens se sont maintenant habitués au travail en ligne, à l’accessibilité qu’il procure et aux économies de temps liées au déplacement.

Avec le retour progressif à des conditions permettant les regroupements, la demande se fait sentir pour une reprise des rencontres en présentiel. D’un côté, les aspects humain, simple et spontané des réunions en personne manquent à plusieurs. De l’autre côté, les mesures sanitaires peuvent limiter la grosseur des groupes, la distanciation sociale rend les interactions plus limitées et certaines personnes ne sont plus aussi mobiles après autant de temps à travailler en ligne.

Est-ce que le mode hybride combinant la participation en personne et la participation en ligne pourrait être une option intéressante? Définitivement! Et deux grandes options s’offrent à vous.

Planifier une activité en mode hybride

Deux options s’offrent à vous, selon le nombre de personnes qui souhaite participer en mode hybride ou le lieu des personnes participantes :

  • Plusieurs petits groupes se rejoignent en personne dans des lieux différents et se connectent virtuellement. La discipline doit être au rendez-vous!
  • Un grand groupe participe en présentiel et quelques personnes ne pouvant ou ne désirant pas se déplacer se connectent à distance (en mode participant ou en mode spectateur seulement)

Ces configurations pourraient être appropriées pour un événement comme un lac-à-l’épaule d’entreprise, une assemblée annuelle, un atelier participatif ou une consultation publique.

Chez Transfert, nous avons notamment fait l’expérience du mode hybride lors de l’organisation de la dernière rencontre d’équipe d’octobre 2021, regroupant plus d’une trentaine de personnes ayant leur port d’attache un peu partout au Québec. Découvrez nos leçons apprises sur les rencontres de groupes hybrides.

Dupliquer l’activité en présentiel et en virtuel

Dans certains cas, il est intéressant de considérer tenir la même activité deux fois : une fois en personne et une fois en mode virtuel. Cette option n’est pas toujours possible à cause de l’objectif de certaines rencontres comme une assemblée générale annuelle, qui ne peut être tenue deux fois!

Quelques exemples de rencontres qui peuvent être tenues en personne et en virtuel, avec deux groupes de personnes différents :

  • Une rencontre de voisinage animée en virtuel et, à un autre moment, en présentiel
  • Une formation qui serait donnée en ligne et reprise en personne
  • Une rencontre d’équipe qui serait tenue en personne et, à un autre moment, en virtuelle, surtout dans le cas d’une grande équipe avec des besoins diversifiés

Un des impacts de créer deux environnements séparés est que, souvent, les participants ont peur de manquer quelque chose parce qu’ils ne font pas partie de toutes les discussions. Il est donc important de rassurer les gens dès le départ sur la similitude des animations et les prochaines étapes de rapportage qui devront avoir un lieu d’accueil en ligne, interactif ou non.

La création d’une page web qui expliquera la démarche de consultation et qui fera état des discussions permettra l’arrimage entre les activités en mode présentiel et virtuel. Cet aspect est essentiel pour que les participants aient confiance dans leur participation uniquement en personne ou uniquement en ligne.

Bonnes pratiques pour les rencontres hybrides

Il est plus facile de choisir l’option appropriée quand la décision est prise tôt dans le processus de planification. Les choix d’animation peuvent ainsi être influencés et adaptés en conséquence. Il est aussi possible que la réflexion sur le format de l’activité amène à remettre en question la nécessité même d’une rencontre. L’utilisation d’outils alternatifs, telle qu’une plateforme interactive visant à maintenir le lien et susciter l’engagement, peut aussi être envisagée.

Cela étant dit, il y a bien des occasions où il serait opportun de tenir une rencontre hybride. Pour que tout se passe pour le mieux, voici quelques bonnes pratiques à garder en tête :

  • Annoncez à l’avance le déroulement de l’événement et précisez le plus possible les attentes pour que les gens se sentent confortables et bien préparés
  • Interpellez vos intervenants à l’avance pour qu’ils soient à l’aise avec le format de leur animation ou présentation
  • Désignez une personne de l’équipe de projets pour gérer l’environnement en ligne afin de répondre aux questions dans le clavardage ou de relayer les questions aux experts dans la salle, de créer les salles de discussion au besoin, de répondre aux demandes techniques, etc
  • Diversifiez l’ordre du jour pour passer régulièrement d’une méthode d’animation à l’autre que ce soit en mode hybride ou en personne
  • Assurez-vous que les participants en personne et l’animateur voient les participants en ligne. Ceci permet à l’animateur de mieux gérer les deux environnements et aux gens dans la salle de « connecter » avec ceux qui sont en ligne
  • Quand vous créez des sous-groupes, passez les mêmes questions et les mêmes instructions en ligne et en personne. Assurez une plénière combinée entre les deux environnements pour créer l’impression que tous font partie de la même démarche
  • Testez, testez et testez encore tous les aspects techniques : micros, partage d’écran, caméras dans les salles, etc

Ressources complémentaires

Petit guide de survie des rencontres hybrides

Guide sur la participation du public et l’engagement en ligne

Les sept clés de la participation hybride