Avec la pandémie de la Covid-19 qui bouleverse les activités de consultation publique traditionnelles, le moment est venu d’innover et d’utiliser le plein potentiel des outils technologiques pour garder le contact. Après tout, 93% des foyers québécois sont maintenant branchés à Internet!

Il demeure toutefois important de s’assurer que leur utilisation ne sera pas une barrière à la participation, notamment chez les publics qui sont plus âgés, qui ont une ou des incapacités ou qui sont simplement moins habiles avec les nouvelles technologies.

Voici les points à considérer lors du choix d’une solution de visioconférence et quelques conseils pour bien accompagner vos participants dans leur utilisation.

Choisir une plateforme simple à utiliser et accessible à tous

Une plateforme simple avec les bonnes fonctionnalités

Il est primordial de porter une attention particulière au choix de l’outil pour que l’expérience soit fluide. En plus des trucs habituels pour organiser des vidéoconférences, il faut tenir compte des points suivants:

  • Facilité générale d’utilisation et de connexion
  • Stabilité et qualité d’image/vidéo
  • Compatibilité avec les différents principaux systèmes d’exploitation incluant ceux qui sont moins récents. La plateforme doit fonctionner sur les ordinateurs (Windows, Mac) et les appareils mobiles (téléphone, tablette, iOs, Android, etc.).
  • Possibilité de se joindre par téléphone.
  • Options variées pour rendre la rencontre interactive : sous-groupes, sondage, partage d’écran, tableau blanc, etc.

Il faut aussi réduire le nombre de paramètres à gérer par les participants eux-mêmes. Il est utile de configurer la rencontre avec les bons paramètres avant le début de l’atelier.  Pendant l’appel, l’animateur doit pouvoir contrôler le plus de paramètres possible : mettre les micros en sourdine, activer ou non les caméras, placer les participants en sous-groupe, etc.

Une plateforme accessible à tous les utilisateurs

Tout le monde n’a pas la même facilité à utiliser les outils numériques. Il est crucial de prendre connaissance des éventuels besoins des participants en amont.

Plus spécifiquement, la plateforme utilisée pour tenir un atelier de consultation publique pourrait devoir être adaptée aux personnes qui présentent des problèmes de vision, d’audition, de motricité, etc. Le tout afin de permettre une participation équitable et représentative.

En fonction des besoins particuliers des participants, il est primordial de choisir des outils accessibles, comme l’outil de visioconférence Zoom, qui sont compatibles avec les lecteurs d’écran, qui permettent l’ajout de sous-titre ou qui sont utilisables sans souris.

Il est aussi important de tenir compte des limitations technologiques auxquelles peuvent faire face les participants, notamment posséder de l’équipement informatique moins récent ou une connexion internet limitée. Le branchement par téléphone est un bon moyen de contourner ce dernier obstacle.

Quant aux participants âgés de 65 ans et plus, ils sont 62% à utiliser internet quotidiennement selon une étude du CEFRIO réalisée en 2019.  Avec un accompagnement adéquat, ils seront en mesure de faire entendre leur voix dans une démarche de participation publique.

Accompagner les participants lors de l’atelier

Avant la rencontre

Les choix technologiques sont importants, mais l’aspect humain demeure prioritaire. Le bon déroulement d’un atelier de consultation publique à distance commence bien avant l’heure de la rencontre.

Un bon accompagnement débute par un bon courriel d’invitation. Les indications doivent être claires, concises et faciles à comprendre. Il est recommandé de rédiger un courriel personnalisé au lieu d’utiliser le courriel par défaut de l’application. Y joindre un lien vers une vidéo explicative expliquant la procédure pas-à-pas est une bonne façon d’expliquer comment se connecter et utiliser la plateforme.

De plus, il est nécessaire d’envoyer la présentation qui sera utilisée par l’animateur aux participants la veille de la rencontre. Ceux qui le désirent pourront ainsi l’imprimer et y prendre des notes.  La présentation servira aussi de support visuel aux gens qui devront se joindre à la rencontre par téléphone.

Une liste détaillée de participants peut également aider les gens présents à l’atelier à connaître les autres invités et évite à l’animateur de perdre trop de temps à faire un tour de table.

Trente à soixante minutes avant la rencontre, un test de connexion doit être réalisé afin de s’assurer que tout fonctionne bien et de régler les difficultés que pourraient éventuellement rencontrer les participants. Une personne avec des compétences techniques devrait être disponible pour résoudre les problèmes avant et pendant l’atelier.

Pendant la rencontre

L’animateur doit maîtriser l’outil qu’il utilise. Cela lui donnera confiance et lui permettra de tirer le maximum de la plateforme tout au long de l’activité. Sondage, ateliers en sous-groupe, partage de fichiers, les possibilités de rendre la rencontre dynamique sont nombreuses. Il faut donc à tout prix éviter de faire un monologue devant son écran d’ordinateur. Le secret d’une rencontre réussie est d’impliquer activement les invités.

Si l’outil de conversation instantanée (chat) est utilisé, il est préférable de confier sa modération à un second animateur. Il est difficile de suivre la discussion et de faire une présentation en même temps sans être déconcentré. Cette fonction est toutefois appréciée des participants, qui trouvent parfois plus facile ou moins intimidant d’écrire que de prendre la parole.

Il est également essentiel de rappeler qu’il ne faut pas tenir pour acquis que les participants sont habitués à ce type de réunion en ligne. Il faut être patient avec eux et prendre souvent un moment que tout va bien pour les invités.

Les événements actuels ne nous laissent pas le choix. Il est l’heure d’innover et de repenser nos façons de faire de la participation publique, saisissons l’occasion!