Devriez-vous migrer vos démarches de participation publique en ligne?

Par: Alexandra Boileau

En mars dernier, l’annonce des mesures de confinement a mené à la suspension et au report de nombreuses démarches de participation publique.

Plusieurs organisations ont dû consacrer leurs ressources humaines et financières à la gestion de la crise à l’interne. Des préoccupations éthiques ont aussi été soulevées : est-ce légitime de maintenir les démarches pendant une période aussi exceptionnelle, avec l’incertitude et l’anxiété qui l’accompagnent? Est-ce que les gens ont le temps de participer, avec cette nouvelle réalité qu’ils doivent apprivoiser? Et en migrant vers des activités en ligne, n’exclut-on pas certains publics moins à l’aise avec le numérique, ou qui n’y ont pas accès?

Il semble maintenant que les mesures de distanciation sociale seront en vigueur pour un bon moment. Il faut donc que les organisations statuent sur la façon d’y adapter leurs opérations. Les autorités publiques ont aussi annoncé leur intention de poursuivre certains grands projets de développement. Le BAPE a d’ailleurs annoncé que ses audiences se tiendraient désormais en ligne.

Devriez-vous alors reprendre vos démarches de participation publique de manière virtuelle, ou maintenir leur suspension dans l’attente d’un retour à la vie normale? Quand sera-t-il temps de recommencer?

Quelques questions pour orienter la réflexion

Dans un contexte aussi particulier, la suite des choses en matière de participation publique est à déterminer au cas par cas. Voici quelques questions à se poser pour alimenter votre réflexion :

Concernant l’objet de la démarche (le projet ou les activités)

• Est-ce que le projet, le cas échéant, pourra encore être mis en place? Est-ce que le contexte génère de nouvelles incertitudes?
• Quelles nouvelles contraintes sont apparues en raison de la crise? À ce stade-ci, sont-elles connues? (impacts sur les budgets, échéanciers, ressources humaines disponibles, etc.)
• Quel impact a eu la crise sur la capacité potentielle des parties prenantes à influencer le projet? Existe-t-il encore une marge de manœuvre, des options à discuter?

Concernant l’avancement et les objectifs visés par la démarche

• Est-ce qu’il s’agit d’une démarche en cours ou d’une nouvelle démarche?
  • Dans ce contexte, il sera généralement plus facile de poursuivre une démarche déjà amorcée que d’en entamer une nouvelle, pour différentes raisons :
    • Cela permet notamment de valider l’adhésion des parties prenantes à poursuivre la démarche
    • Il est plus difficile d’établir des relations en ligne qu’en personne, mais différents moyens sont disponibles pour vous aider à maintenir des liens déjà établis
• Est-ce que l’objet de la démarche est polarisant ou a le potentiel de l’être?
  • Il est généralement plus difficile d’établir des relations et de gérer des relations conflictuelles sans se rencontrer en face à face
• Est-ce que la justification du projet est remise en question?
  • Il sera généralement plus difficile d’obtenir l’adhésion à la justification d’un projet à travers des activités à distance
• Bref, quel est l’objectif de la démarche?
  • Les outils en ligne sont particulièrement adaptés pour informer et consulter le milieu, bien que d’autres objectifs puissent, dans certains cas, être atteints avec succès

Concernant vos parties prenantes

• Est-ce que certaines parties prenantes sont impliquées dans la gestion de la crise, et risquent donc de ne pas avoir de temps à consacrer? (ex. santé publique, municipalités, etc.)
• Est-ce que certaines parties prenantes ont vu leurs activités arrêtées? Ont-elles repris?  Pour cette raison, pourraient-elles ne pas avoir accès à leur matériel informatique, à leurs courriels, à une connexion Internet suffisante?
• Est-ce que les individus visés sont intéressés à échanger sur ce sujet à ce stade-ci, avec tout ce qui se passe dans le monde présentement?
• Est-ce que le public visé a généralement accès à Internet et une certaine aisance avec les technologies?

Concernant les outils disponibles

• Est-ce que les outils en ligne sont des véhicules appropriés pour atteindre les objectifs visés par la démarche? (fonctionnalités disponibles, budgets, échéanciers, etc.)

Quelques pistes pour aller de l’avant en évitant les faux pas

• Lorsque possible, obtenir l’adhésion des parties prenantes au préalable concernant leur disponibilité et leur volonté de poursuivre la démarche
• Communiquer la raison pour laquelle vous menez des démarches en ligne et à ce stade-ci (des échéanciers contraignants, par exemple, ou la volonté de maintenir le contact)
• Prioriser :
  • Qu’est-ce qui doit être fait maintenant?
  • Qu’est-ce qui peut attendre?
• Adapter le langage à la situation : reconnaître que nous sommes en situation particulière, faire preuve d’empathie, etc.
• Repenser l’approche, en vous centrant sur vos objectifs

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