Plusieurs situations peuvent requérir des rencontres à distance plutôt qu’en personne : éloignement géographique, situation d’urgence, réduction des coûts, etc. Avec les bons outils et les bonnes méthodes, ces réunions et ateliers peuvent être tout autant productifs en ligne qu’en présentiel.
Selon notre expérience, voici les points principaux à respecter lors de rencontres par vidéoconférence :
- Des tests doivent être faits en amont pour maîtriser les outils et valider la stabilité de la connexion internet.
- La qualité du son doit être irréprochable afin que l’expérience soit agréable et pour assurer la compréhension des interventions des participants. En cas de problème, les participants doivent pouvoir se joindre à la réunion par téléphone. La fonction « muet » doit être également utilisée pour éviter les bruits de fond dérangeants.
- Le nombre d’invités doit être ajusté en fonction de la capacité des outils.
- Une liste de participants détaillée doit être envoyée avant la rencontre dans le but d’éviter les fastidieux tours de table.
- Une bonne planification et une animation judicieuse assurent une rencontre efficace.
- La durée des rencontres doit être restreinte pour conserver l’attention des participants. Il est plus difficile de rester concentrés lors d’une vidéoconférence que lors d’une réunion en personne.
- Une période de questions doit être prévue à la fin des rencontres pour ne pas interrompre inutilement les présentations.
Avec ces trucs, vous devriez être en mesure d’avoir des discussions fructueuses avec les participants et à faire avancer vos projets comme si vous étiez tous dans la même salle de conférence.